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How to „Meet and Greet”: 15 Etikette-Regeln für Meetings

How to „Meet and Greet”: 15 Etikette-Regeln für Meetings

Foto: Pixabay

Meetings und Besprechungen häufen sich in unserem Berufsalltag – und manchmal machen sie einem so gar keinen Spaß. Dennoch sollten Arbeitnehmer darauf achten, dass sie in jedem Meeting professionell auftreten, ganz egal ob es unter Kollegen, mit externen Kunden oder sogar mit dem Vorgesetzten stattfindet.

Der Business Insider hat in Zusammenarbeit mit Barbara Pachter, Karriere-Coach und Autorin des Buches „The Essentials of Business Etiquette: How to Greet, Eat, and Tweet Your Way to Success“, 15 Benimmregeln zusammengestellt, um in jedem Meeting ein positives und professionelles Bild von sich abzugeben.

1 Mischen Sie sich unter die Leute, bevor das Meeting anfängt.

Sollten Sie vor dem Meeting noch nicht alle kennen, dann nehmen Sie die Gelegenheit wahr, sich gegenseitig bekannt zu machen – beginnend bei der Person, die in der Hierarchie ganz oben steht.

2 Seien Sie genau.

Bringen Sie, was Sie zu sagen haben auf den Punkt – mit so wenigen Worten wie möglich, ohne Wiederholungen und ohne unnötige Informationen.

3 Initiieren Sie den Handschlag, wenn Sie die Person mit dem höchsten Rang oder der Gastgeber sind.

Die Person mit dem höchsten Rang oder der Gastgeber, ganz gleich welchen Geschlechts, sollte zuerst die Hand ausstrecken und sich den anderen Teilnehmern vorstellen.

4 Stehen Sie immer, wenn Sie jemandem vorgestellt werden.

Zu stehen verleiht Ihnen Präsenz – so werden Sie auch garantiert nicht übersehen.

5 Seien Sie pünktlich.

Rechtzeitig sein vermittelt Wertschätzung und effektives Zeitmanagement – schließlich wollen Sie weder Ihre eigene Zeit, noch die der anderen verschwenden, indem Sie zu spät kommen.

6 Sitzen Sie angemessen da.

Wählen eine passende Position, in der Sie über das Meeting hinweg, bequem und angemessen sitzt. Dabei ist die Höhe des Stuhls auch entscheidend – stellen Sie ihn so ein, dass Sie auf gleicher Höhe wie alle anderen sitzen.

7 Kleiden Sie sich angemessen.

„Kleider machen Leute“ und das sollten Sie sich positiv zu Nutze machen: entspricht Ihre Kleidung dem vorgegebenen Dresscode, kann sie Ihre professionelle Wirkung nach außen hin verstärken.

8 Ziehen Sie niemals den Stuhl für jemanden nach vorne.

Die Tür aufzuhalten ist Anstandssache, aber im Businessrahmen sollte auf alles Weitere verzichtet werden.

9 Seien Sie vorbereitet.

Informieren Sie sich über den Inhalt des Meetings – bestenfalls ist Ihnen die Agenda bekannt. Kennt euren Part, bringt dafür alle nötigen Unterlagen mit und seien Sie auf mögliche Fragen vorbereitet.

10 Haben Sie einen strikten Zeitplan.

Sind Sie der Leiter des Meetings, ist es von großer Bedeutung, dass Sie nicht vom Thema abkommen und Ihre zeitliche Agenda verfolgen.

11 Sprechen Sie laut und sagen Sie wichtige Dinge frühzeitig.

Eine klare, laute Sprache ist grundlegend dafür, dass Sie von jedem verstanden werden. Bringen Sie sich schon zu Beginn des Meetings mit wichtigen Anmerkungen in das Thema ein – damit gewinnen Sie an Aufmerksamkeit und die Teilnehmer wissen, wer Sie sind.

12 Verstehen Sie die ungeschriebenen Sprechregeln.

Jemandem, der in einem Meeting gerade etwas zu sagen hat, einfach ins Wort zu fallen ist ein absolutes No-Go. Dies kann man auch anders lösen – wer die Regeln kennt, kann ein produktives Meeting abhalten.

13 Sie können Kaffee oder Wasser trinken, aber vermeiden Sie es etwas anderes zu sich zu nehmen.

Wenn es für das Meeting nicht angedacht ist, sollten Sie währenddessen nicht essen, denn dabei entstehen oft unangebrachte Geräusche und Gerüche.

14 Hände weg von Ihrem Smarthphone.

Lassen Sie Ihr Smartphone am besten in der Hosentasche. Liegt es auf dem Tisch, werden alle Teilnehmer vom Aufleuchten des Bildschirms und Geräuschen abgelenkt.

15 Sparen Sie sich Ihre Fragen nicht bis zum Schluss auf.

Stellen Sie Ihre Fragen zu einer angemessenen Zeit und in passendem Umfang – Sie wollen sicher nicht derjenige sein, der zum Schluss einen Haufen Fragen stellt, wenn alle schon in Aufbruchsstimmung sind.